Detta gäller om mejl i en offentlig organisation
Det pågår återkommande anklagelser i media om att Region Sörmland och ett antal medarbetare mörkar och förhindrar allmänhetens och medias rätt till uppgifter. Region Sörmland håller offentligheten högt och svarar på alla förfrågningar som ställs. Uppgifterna lämnas ut efter juridiska bedömningar och vi följer de lagar och regler som finns.
Vad gäller för mejl som skickas mellan medarbetare i regionen?
Mail som endast skickas inom region Sörmland och som inte hör till ett ärende eller tillför ett ärende något i sak bedöms inte som allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen (TF).
Vad gäller för mejl som medarbetare skickar utanför organisationen eller tar emot från externa avsändare?
Mail som kommer in till regionen från extern part eller som skickas från regionen till extern part, passerar myndighetsgränsen, är en allmän handling.
Enligt offentlighetsprincipen har var och en rätt att hos myndigheter ta del av allmänna handlingar, förutsatt att handlingarna inte omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen.
Alltså ska alla mejl som skickas och tas emot mellan Region Sörmlands medarbetare och personer utanför organisationen sparas?
Enligt 10§ Arkivlagen får allmänna handlingar gallras. Man ska vid gallring ta hänsyn till allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningsbehov. Region Sörmland har gallringsföreskrifter som reglerar vad som gäller, se beslut RS-LED19-0014-26.
Enligt regionens gallringsföreskrifter får man bland annat gallra allmänna handlingar, exempelvis meddelanden som är av ringa eller tillfällig betydelse eller som enbart inkommit för kännedom och inte leder till någon åtgärd.
Ett tidigare JO-utlåtande: http://www.jo.se/sv/JO-beslut/Soka-JO-beslut/?query=4047-1998&caseNumber=4047-1998
