Ta del av allmänna handlingar

Vem som helst får läsa allmänna offentliga handlingar. Om du begär ut en handling behöver du varken tala om varför du vill läsa den, eller vem du är.

För att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar måste Region Sörmland registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Det vanligast sättet att registrera handlingar är i ett diarium. Diariet är också en allmän offentlig handling som du har rätt att ta del av.

För att en handling ska anses som allmän krävs att två kriterier är uppfyllda. Första kriteriet är om handlingen är förvarad och inkommen till myndigheten och det andra kriteriet är om handlingen är förvarad, expedierad (utskickad) eller upprättad hos myndigheten. Handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Sekretessbelagda handlingar

En allmän handling är inte alltid offentlig, den kan också vara sekretessbelagd, vilket innebär att den är hemlig. Men det måste finnas en uttrycklig bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) som säger att en handling är hemlig, annars är handlingen offentlig. Sekretessen omfattar bland annat uppgifter om patientjournaler, personalsociala akter och uppgifter i en upphandling. Om din begäran avser sekretessbelagd allmän handling kan det vara nödvändigt för Region Sörmland att veta vem som ska ha handlingen och vad den ska användas till. Detta för att kunna göra en sekretessprövning.

Om du vill ta del av allmän handling

Du kan begära ut handlingen skriftligt eller muntligen. Din begäran ska ställas till den verksamhet som förvarar handlingen. Det innebär att om du exempelvis vill ta del av din egen journal ska du vända dig direkt till aktuell vårdenhet. Tänk på att eftersökt vårdinformation kan finnas tillgänglig för dig via 1177.se. Rör det sig om en äldre journal kan den ha arkiverats hos regionarkivet. 

En begäran om utlämnande av allmän handling ska behandlas skyndsamt men om handlingen omfattas av sekretess måste viss tid ges för bedömning.

Det finns ingen skyldighet att lämna ut allmänna handlingar via e-post eller i annan elektronisk form. Du kan läsa handlingar på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Om du vill ha en kopia på handlingen skickad till dig, behöver du uppge adressuppgifter.

Rätt att överklaga

Om handlingen inte kan lämnas ut därför att den inte är en allmän handling eller är sekretessbelagd ska handläggaren upplysa dig om att du kan få frågan prövad av myndigheten. Om du av myndigheten nekas att ta del av en allmän handling, ska du få ett skriftligt besked om detta. Om du anser att Region Sörmland har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet. Hur du ska gå till väga för att överklaga ett beslut framgår av avslagsbeslutet.

Kostnad för handlingar

Region Sörmland tar ut en avgift för kopior av allmänna handlingar om de överstiger nio sidor. Den tionde sidan kostar 60 kronor och därefter 6 kronor per sida.

Sekretessbelagda handlingar skickar vi rekommenderat till din folkbokförda adress, och mot postförskott när det är en kopiekostnad. Mottagaren står då för postförskottet.