Från lång erfarenhet till framtidens vårdinformationsstöd
Sussa samverkan är i dag ett samarbete mellan nio regioner som tillsammans utvecklar vårdens digitala stöd. Samarbetet vilar på lång erfarenhet av gemensamma IT-satsningar, men det vi ser i dag är resultatet av ett strategiskt vägval för framtiden.
Redan under 1990-talet började flera av regionerna (Blekinge, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland och Örebro län) samverka kring journalsystem. Det skapade en kultur av samarbete och en insikt om värdet av att dela kompetens och resurser. Men det system som då infördes var utvecklat för en annan tid – med andra krav på informationsutbyte, uppföljning och digital tillgänglighet.
När regionerna 2014 beslutade att ta fram en långsiktig strategi för framtidens vårdinformationsstöd handlade det inte om att fortsätta i samma spår – utan om att ta ett nytt steg. Året därpå fattades beslut om en gemensam upphandling.
Bakgrunden var tydlig. Flera av regionernas journalsystem hade nått sin tekniska och funktionella gräns och för många var avtalen på väg att gå ut. Alla IT-system har en livscykel. Till slut går de inte längre att utveckla i takt med vårdens behov. Samtidigt ökade kraven på nationell kunskapsstyrning, strukturerad dokumentation, informationsdelning och digital tillgänglighet för invånare och medarbetare.
Behovet av förändring var gemensamt. Därför blev också lösningen gemensam.
Upphandlingen – ett arbete över regiongränser
Våren 2016 påbörjades upphandlingen av Framtidens Vårdinformationsstöd (FVIS). Ytterligare regioner (Dalarna, Gävleborg, Halland och Norrbotten) anslöt sig genom att teckna option och ingå i samarbetet.
Upphandlingen var omfattande och pågick under flera år. Experter, vårdpersonal och specialister från samtliga regioner deltog i arbetet med att granska, testa och säkerställa att den nya lösningen stödjer vardagens arbete i vården.
2019 och 2020 tecknade de nio regionerna avtal med Cambio Healthcare Systems. Det som upphandlades var Cosmic – som tjänst. Det innebär att leverantören ansvarar för konfiguration, drift och support.
Genom att samverka kunde regionerna samla kompetens, samordna kravställning och bli en starkare beställare.
Att forma en gemensam konfiguration
Efter avtalstecknandet inleddes arbetet med att forma Sussaregionernas gemensamma utformning av Cosmic. Arbetsgrupper med olika yrkeskompetenser från regionerna sattes samman för att väga in olika perspektiv.
Genom att arbeta fram en gemensam konfiguration och gemensamma standarder skapas förutsättningar för jämförelser över tid – inom regioner, mellan regioner och nationellt. Standardisering ger bättre uppföljning och möjliggör mer informationsdriven vård.
Samtidigt innebar detta ett medvetet val: att prioritera struktur och jämförbarhet framför lokala variationer. Det är ett långsiktigt strategiskt beslut, men det innebär också förändrade arbetssätt.
För medarbetarna innebär den gemensamma strukturen att arbetssätt och begrepp blir mer enhetliga. Det underlättar utbildning, samarbete över regiongränser och gör det enklare att dela erfarenheter och lösningar. När förbättringar görs i konfigurationen får alla regioner del av dem – utvecklingen sker gemensamt i stället för parallellt på nio olika håll.
Nu, när alla regioner är driftsatta, har vi för första gången möjlighet att vidareutveckla konfigurationen utifrån faktisk användning i vårdens vardag. Det innebär att justeringar kan baseras på erfarenheter från hela Sussa – och att förbättringar kan få genomslag brett och mer samordnat. Det är nästa steg i utvecklingen.
En resa präglad av omvärldens påverkan
Arbetet försenades vid flera tillfällen av olika skäl. Covid-19-pandemin påverkade regionerna kraftigt – vårdpersonalen behövdes i verksamheten och hade begränsad möjlighet att delta i utvecklingsarbetet. Kriget i Ukraina påverkade leverantörens utvecklingskapacitet.
Planer fick justeras, prioriteringar omvärderas och tidslinjer flyttas fram.
Detta ledde också till juridiska processer. Ett tilläggsavtal som tecknades i december 2022 är föremål för rättslig prövning. Konkurrensverket har ansökt om upphandlingsskadeavgift, regionerna har fått rätt i Förvaltningsrätten och ärendet är överklagat. Det är en pågående juridisk process.
Driftsättningarna – en milstolpe
Trots utmaningar nådde regionerna en avgörande milstolpe: driftsättningarna.
Region Örebro län var först ut i september 2024. Därefter följde de övriga regionerna successivt. Tidsplaner justerades längs vägen, men samtliga nio regioner är nu driftsatta.
Ur ett tekniskt perspektiv fungerade införandena överlag väl. Samtidigt lyftes brister kring prestanda och användarvänlighet.
Den gemensamma konfigurationen togs till stor del fram i en teoretisk miljö. Nu när systemet används i vardagen ser vi tydligare vilka justeringar som behövs.
Stabiliseringsfasen – från införande till förbättring
Under 2026 är det primära fokuset att analysera nuläget, identifiera rotorsaker till de problem som upplevs och ta fram en konkret handlingsplan. Arbetet sker både kortsiktigt och långsiktigt.
Områden i särskilt fokus är:
- prestanda
- konfiguration
- användarupplevelse
- myndighetsrapportering
Myndighetsrapporteringen är ett exempel på ett område där stabilitet är avgörande, eftersom den påverkar nationell uppföljning och i vissa fall även finansiering.
Vi arbetar systematiskt med åtgärder och har en professionell affärsdialog med leverantören.
Cosmic som plattform för fortsatt utveckling
Samtidigt som stabiliseringsarbetet pågår fortsätter utvecklingen. Cosmic är ett kärnsystem som påverkar hela vården, och det fungerar som en plattform för ytterligare digitalisering.
Exempel på pågående och planerade initiativ är webbtidböcker, egenmonitorering, taligenkänning, AI-stöd i journalföring och mobila lösningar för slutenvård och hembesök.
Varför upplevs standardisering som mindre användarvänlig?
Alla större vårdinformationssystem innebär en balans mellan flexibilitet och struktur. Våra tidigare system har utvecklats under många år och successivt anpassats efter lokala arbetssätt. Det kan upplevas som smidigt i vardagen eftersom systemet formats kring befintliga rutiner över lång tid.
När ett nytt system införs i dag sker det i en komplex miljö. Kraven på informationssäkerhet, nationell uppföljning, standardisering och datakvalitet är i dag högre än tidigare. Det innebär att systemen i större utsträckning bygger på gemensamma strukturer och standarder.
Erfarenheten från stora systembyten visar att användarupplevelsen förbättras över tid i takt med att arbetssätt utvecklas och systemet optimeras utifrån faktisk användning.
